Cette page complète la politique de confidentialité du site pour tout ce qui se passe dans l'espace learner : l'application mobile NXLVL et le site app.nxlvl.fr.

Elle existe parce que la politique générale est écrite pour un site vitrine, alors qu'un centre de formation traite des données bien plus sensibles : un numéro de Sécurité sociale, une reconnaissance de handicap, la photo d'une pièce d'identité, des signatures. Cette page nomme ces données, dit à quoi elles servent, qui les voit, combien de temps elles restent et comment agir dessus.

En cas de contradiction avec la politique générale, c'est cette page qui vaut pour l'espace learner.

Qui est responsable

Le CFA NXLVL, groupe Concept Nation — 13 rue des Demi Journaux, 67130 Neuviller La Roche. Pour toute question sur les données personnelles : rgpd@nxlvl.fr.

Sur quelle base ces données sont traitées

La base légale dépend du dispositif qui finance la formation, et il y en a deux.

Dispositif	Base légale
Contrat d'apprentissage	l'obligation légale (le contrat CERFA, les déclarations sociales et fiscales, les obligations du CFA) et l'exécution du contrat.
Convention de formation (Région, OPCO, financeur public)	l'exécution de la convention de formation et l'obligation légale de justifier les heures financées.

Deux traitements minoritaires reposent sur l'intérêt légitime : la vie de groupe dans le fil interne (le Flow), et le journal technique des accès à la plateforme.

Le cas des learners mineurs

Un learner mineur est traité sur exactement la même base : le contrat d'apprentissage ou la convention de formation, plus l'obligation légale. Aucun consentement parental n'est demandé, et il n'en faut aucun.

Ce n'est pas une facilité : un consentement peut être retiré à tout moment, ce qui rendrait le dossier de formation impossible à tenir alors même que la loi nous impose de le tenir. Le représentant légal est en revanche informé et il signe ce que la loi lui donne à signer — c'est un rôle de signataire, pas un interrupteur.

Ce qui est collecté, et pourquoi

Au-delà de l'état civil et des coordonnées, quatre familles méritent d'être nommées, parce que ce sont celles sur lesquelles une personne a raison de se poser des questions.

Le numéro de Sécurité sociale (NIR)

• Pourquoi : il est obligatoire sur le contrat d'apprentissage CERFA et dans les déclarations qui l'accompagnent. Sans lui, le contrat ne peut pas être enregistré.
• Qui le voit : l'administration du CFA. Il est masqué à l'écran par défaut et ne s'affiche qu'à la demande explicite de la personne qui en a le droit. Un intervenant extérieur n'y a jamais accès.
• Il n'est transmis à personne d'autre que les organismes auxquels la loi impose de le transmettre.

Le numéro de passeport, quand un partenaire exige un passeport pour une formation à l'étranger, suit exactement le même régime : masqué, réservé à l'administration, transmis à personne.

Les données de santé et de handicap

Cela couvre la reconnaissance de travailleur handicapé (RQTH), le statut de bénéficiaire de l'obligation d'emploi (BOE), les difficultés d'apprentissage, les besoins d'aménagement, et les justificatifs médicaux d'absence.

• Pourquoi : pour adapter l'accompagnement et l'examen, et pour remplir les obligations du CFA. Rien d'autre.
• Qui le voit : l'équipe pédagogique et administrative du CFA responsable de la formation suivie. Jamais un intervenant extérieur — la plateforme le lui interdit techniquement, ce n'est pas une règle de bonne conduite.
• Ce qui n'est jamais demandé : un diagnostic, ou la nature d'un handicap. Le champ libre prévu à cet endroit ne demande qu'un besoin — ce qui aiderait concrètement.

La photo de la pièce d'identité

• Pourquoi : vérifier l'identité et remplir le dossier sans avoir à tout retaper.
• Elle ne sort jamais des serveurs du CFA. La lecture automatique du document est faite sur nos machines. C'est vérifiable et c'est la règle : aucune pièce d'identité, aucune pièce de santé, aucun RIB, aucune attestation de Sécurité sociale n'est envoyé à un service extérieur.
• Les fichiers sont stockés sur un espace privé : aucun n'est accessible par une adresse publique.

Les signatures

Les signatures manuscrites (émargement, contrat, convention, remise de matériel) sont des preuves. Elles sont conservées avec leur date, leur heure et un scellement qui permet de démontrer qu'elles n'ont pas été modifiées après coup.

• Pourquoi : elles justifient les heures de formation réalisées auprès du financeur et de l'auditeur qualité. C'est ce qui garantit le financement d'une formation déjà donnée.
• Une signature ne peut donc pas être effacée à la demande tant que la période de contrôle n'est pas passée : la loi impose de la conserver.

Ce qui est publié par les learners : le Flow, les stories, la messagerie

Le fil interne, les stories et la messagerie permettent de publier du texte et des photos. Trois règles, et elles sont appliquées par le produit, pas seulement écrites ici.

• Une publication peut être retirée. Un contenu peut être retiré par un responsable de formation, un administrateur ou l'équipe technique, et la plateforme garde la trace de qui a retiré.
• Un signalement est examiné, pas exécuté. N'importe qui peut signaler un contenu — comme hors sujet, inapproprié, spam ou offensant. Le signalement est examiné ; il peut aboutir à un retrait ou être écarté. Aucun retrait n'est automatique. Certains contenus sont en plus marqués automatiquement pour examen (grossièreté, nudité).
• On ne publie pas quelqu'un sans son accord. Une personne identifiée sur une photo est prévenue, et elle peut se retirer elle-même de la photo sans demander à l'auteur ni écrire à qui que ce soit : son nom disparaît, la publication reste.

Le retrait d'une photo elle-même se traite au cas par cas, hors de l'application : il faut écrire à rgpd@nxlvl.fr. Il n'existe volontairement aucun bouton automatique — une photo de groupe concerne plusieurs personnes, et cela se regarde.

Où vont les données

La très grande majorité ne sort pas : la base, les fichiers et le service d'identité sont hébergés sur les serveurs du groupe.

Ce qui sort, et vers qui exactement :

Destinataire	Ce qu'il reçoit	Où
Le financeur (Région, OPCO) et les administrations	ce que la loi impose : contrat, identité, heures réalisées, émargements	France
Le service d'envoi d'e-mails	l'adresse e-mail, le contenu du message et ses pièces jointes	France
Le service qui lit trois documents — le CV, l'avis de situation France Travail et le dernier diplôme — pour éviter d'avoir à les retaper	le document lui-même, une seule fois, sur une action explicite du learner	hors Union européenne
Le service d'horodatage des signatures	uniquement une empreinte : aucun nom, aucune image, rien de lisible	hors UE
Les services publics de référence (communes, adresses, jours fériés, vacances scolaires)	le texte tapé dans un champ de recherche. Jamais un nom, jamais un identifiant	France

⚠️ Un point dit franchement : la lecture des trois documents cités ci-dessus est aujourd'hui faite par un service situé aux États-Unis. L'application le dit déjà à l'écran, au moment du dépôt. Le CFA travaille à rapatrier cette lecture sur ses propres serveurs, comme c'est déjà le cas pour toutes les pièces d'identité et de santé.

Aucun traceur, aucune publicité

L'espace learner ne contient aucun outil de mesure d'audience, aucun traceur publicitaire, aucun réseau social intégré. Ni Google Analytics, ni Matomo, ni Mixpanel, ni pixel de suivi.

C'est la raison pour laquelle aucun bandeau cookies n'apparaît : il n'y a rien à accepter ou à refuser. L'application n'utilise que ce qui est strictement nécessaire pour garder une personne connectée et se souvenir de ses préférences d'affichage sur son propre appareil.

La politique de cookies du site ne concerne que le site vitrine.

Combien de temps les données sont conservées

L'horloge démarre à la fin du cursus — la fin de la dernière formation suivie, pas la fin d'une formation isolée : reprendre une formation repousse l'échéance.

Échéance	Ce qui se passe
fin du cursus + 2 ans	Le dossier sort de l'usage courant : il n'apparaît plus dans les listes, les recherches ni les envois. Il reste consultable uniquement par l'équipe technique, et uniquement pour répondre à un contrôle ou à une demande.
fin du cursus + 5 ans	Le dossier de formation est supprimé, y compris les pièces de preuve qualité.
fin du cursus + 6 ans	Le volet financement est supprimé à son tour : contrat, convention, émargements pris en charge, factures. Six ans correspondent à la durée pendant laquelle un contrôle reste possible.

Certaines données ont une durée propre, plus courte : les conversations avec l'assistant sont conservées 12 mois, le journal technique des accès 6 mois, les jetons de notification disparaissent à la désinstallation de l'application ou à la sortie de formation.

Ce qui est conservé au-delà, et pourquoi ce n'est plus une donnée personnelle

À l'échéance, les mesures de la formation sont conservées sans limite de durée : réussite, assiduité, progression, résultats, satisfaction, ressentis.

Elles ne sont conservées qu'après avoir été détachées de toute identité : plus aucun lien vers une personne, un identifiant tiré au hasard à la place, aucune table de correspondance conservée nulle part, et des repères volontairement élargis (un mois plutôt qu'une date, une tranche d'âge plutôt qu'une date de naissance). Une mesure qui ne se rattache plus à personne n'est plus une donnée personnelle — c'est ce qui permet au CFA de savoir, dans dix ans, si un module fait décrocher, sans garder pour autant le dossier de quiconque.

Trois familles ne peuvent pas être détachées d'une identité et sont donc bel et bien supprimées à l'échéance : les images (signature manuscrite, photo de pièce d'identité, photo de profil), les documents contractuels (contrat, convention — nommer les parties est leur fonction), et les textes libres (messages, publications, observations, verbatims — le nom est dans la phrase).

Les droits, et comment les exercer

Toute personne dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité.

Comment faire : écrire à rgpd@nxlvl.fr. La réponse est apportée dans un délai maximum de deux mois.

Trois précisions qui évitent de chercher un bouton qui n'existe pas :

• L'accès : le CFA est capable de produire un dossier complet des données détenues sur une personne. Il se demande par courriel — il n'y a pas de bouton en libre-service, pour la raison simple qu'un tel dossier doit être remis à la bonne personne après vérification.
• La rectification : la plupart des informations du dossier se corrigent directement dans l'application, et une demande de correction peut être adressée à l'équipe pour celles qui sont verrouillées.
• L'effacement : il ne peut pas porter sur ce que la loi impose de conserver — le contrat, les émargements, les signatures, les pièces de financement — tant que la période de contrôle court. Il s'applique à tout le reste.

Toute personne peut également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).

Dernière mise à jour : 26 août 2026.